Odnedavno, motivaciono i propratno pismo je dobilo formu jednog te istog dokumenta (dokumenta iste namene) zbog pojednostavljivanja procedure prijave.
Motivaciono (propratno) pismo je dokument koji sadrži sažeti pregled pogodnosti kandidata spram namene dokumenta. Osnovna svrha je da osigura razmatranje prijave i u sprezi sa radnom biografijom otvori mogućnost za proces selekcije kod poslodavca. Piše se u formi poslovnog pisma, sa fokusom na lične sposobnosti, kvalifikacije i iskustvo. Oba naziva ovog dokumenta ukazuju na njegovu svrhu:
•„Propratno pismo“ (covering letter), jer uvek prati i pokriva radnu biografiju kao sastavni deo prijave za posao.
•„Motivaciono pismo“ (motivational letter), jer poslodavcu treba da ilustruje motivaciju kandidata za popunjavanje upražnjenog radnog mesta.
S obzirom na to da radna biografija prati određeni obrazac prezentacije koji se ne razlikuje u velikoj meri od kandidata do kandidata, motivaciono pismo je Vaša prilika da ostavite lični pečat svoje prijave za posao i time skrenete pažnju na sebe kako biste omogućili da Vaša radna biografija bude pročitana sa pažnjom. Motivaciono pismo mora biti personalizovano, kako u smislu Vaše lične želje da se zaposlite kod poslodavca tako i u smislu Vaše pogodnosti zahtevima upražnjenog radnog mesta. Zbog toga se piše posebno za svaki oglas na koji konkurišete.
U zavisnosti od namene, postoje tri različita tipa motivacionog (propratnog) pisma koja se šalju za: upražnjeno radno mesto, potencijalno zaposlenje i širenje mreže kontakata.
• Upražnjeno radno mesto (application letter). Pisma koja se šalju na oglašene pozicije kod poslodavaca, kao deo zvanične prijave za posao. Cilj je prijava kandidata na upražnjeno radno mesto. U nastavku teksta fokusirali smo se na ovaj tip propratnog pisma kao deo formalnog procesa zapošljavanja.
• Potencijalno zaposlenje (blind/prospecting letter). Pisma koja se šalju poslodavcima da bi se ispitala mogućnost zaposlenja (ne postoji upražnjeno radno mesto). Cilj je traženje potencijalnog zaposlenja. Mnoge organizacije su spremne da ozbiljno razmotre ovu neformalnu prijavu za posao jer umesto da ulažu napor privlačeći kandidate oni sami dolaze kod njih.
• Mreža kontakata (networking letter). Pisma koja se šalju pojedincima (kolege sa studija, iz struke, bivši nastavnici, poslovni partneri itd.), u potrazi za informacijama, savetima i predlozima u vezi zaposlenja. Cilj je stvaranje ili širenje mreže kontakata. Ovo je posebno moćan alat jer neformalnim kontaktima pojedinac stiče poverenje širokog kruga ljudi koji mogu uticati na buduće zaposlenje.
Izgled motivacionog (propratnog) pisma
• Pišite u prvom licu jednine, koristeći aktiv i lične zamenice (za razliku od radne biografije). Propratnim pismom direktno odgovarate poslodavcu na uslove konkursa i zato mora imati potpuno lični ton.
• Pišite logično i koncizno, izbegavajući duge rečenice. Ukoliko poslodavac ne može sa lakoćom da pročita dokument, verovatno neće ni pogledati Vašu radnu biografiju.
• Vodite računa o gramatici i pravopisu. Prva sumnja u Vašu podobnost kao kandidata nastaje kroz utisak da je Vaša radna biografija neadekvatno napisana (gramatičke, pravopisne i stilske greške).
• Propratno pismo posmatrajte kao dodatni alat u službi Vašeg marketinga kojim treba da zaintrigirate poslodavca u masi ostalih kandidata koji su konkurisali na isto radno mesto.
• Propratno pismo je uvod Vašeg predstavljanja poslodavcu i uvek prethodi radnoj biografiji sa kojom čini jedinstvenu prijavu za posao. Zbog toga mora biti napisano isključivo na jednoj stranici, uz navođenje svih relevantnih detalja koje odgovaraju uslovima konkursa.
• Pismo treba vizuelno lepo da izgleda, sa formatiranim sadržajem (veličina naslova, podnaslova i teksta), marginama postavljenim na istoj udaljenosti od ivice papira i jednakim razmacima između pasusa.
• Koristite isti, grafički privlačan font, kao u Vašoj radnoj biografiji. Veličina fonta ne treba da pređe 12.
• Bold i Italic koristite minimalno, samo za isticanje najznačajnijih elemenata ili navoda, kao što su adresa poslodavca ili sajta sa koga ste saznali za konkurs.
• Po želji, header dokumenta možete iskoristiti za lične podatke. Na taj način će propratno pismo izgledati kao da je pisano na memorandumu. U tom slučaju smanjite veličinu teksta postavljenog u header-u, u odnosu na veličinu teksta u dokumentu.
• Ukoliko prijavu za posao šaljete poštom, propratno pismo (kao i radna biografija) mora biti odštampano na laserskom štampaču i kvalitetnom belom papiru A4 formata.
Sadržaj motivacionog (propratnog) pisma
Motivaciono (propratno) pismo ne treba da ima više od četiri pasusa i u nastavku teksta ćemo detaljno opisati sve elemente njegovog sadržaja.
Vaše obraćanje započnite pozdravom – „Poštovani“. Ukoliko znate ime osobe koja je zadužena za prijem novih kandidata, oslovite je po imenu i prezimenu ili samo po prezimenu – „Poštovana gospođo Đorđević“.
Prvi navod je bitan za kandidata da bi službenik sektora ljudskih resursa koja pregleda prijave mogla da ih razvrsta prema upražnjenim mestima. Često se dešava da je u jednoj organizaciji istovremeno oglašeno nekoliko konkursa za različita radna mesta. Ukoliko izostavite ovaj detalj Vaša radna prijava će najverovatnije biti odbačena.
Drugi navod je bitan za samu organizaciju jer treba da pokaže uspešnost upotrebljenih metoda regrutacije na osnovu iskaza kandidata o tome kako su bili privučeni da se prijave na konkurs. Na ovaj način, pored uljudnosti pokazaćete i spremnost da svojim informacijama pomognete poslodavcu u optimizaciji procesa zapošljavanja.
Ovde takođe morate pokazati dobro poznavanje poslovanja organizacije, tj. da li ste zaista proučili sve relevantne informacije o potencijalnom poslodavcu. Kada želite da date do znanja poslodavcu da ste upućeni u rad njegove firme, prvo dobro proverite informacije o njoj, a onda budite odmereni pri davanju komplimenata. Preterivanje u “davanju komplimenata” smatra se nepristojnim, a poslodavac će to protumačiti kao dodvoravanje.
Treći pasus je fokalna tačka Vašeg obraćanja poslodavcu i time predstavlja najvažniji deo Vašeg propratnog pisma. U ovom pasusu naglašavate zašto ste baš Vi odgovarajući kandidat i kako Vaše lične sposobnost, kvalifikacije i iskustvo mogu doprineti radu organizacije.
Prilikom pisanja možete koristiti ključne reči iz oglasa kao primer Vaše prilagodljivosti/flesibilnosti u odnosu na zahteve konkursa. Nikako nemojte navoditi šta bi ovo zaposlenje značilo za Vas već šta Vi donosite organizaciji. Odgovorite sebi na pitanje:
Zašto bi ova organizacija trebalo da zaposli baš mene?
Četvrti pasus
Ovim pasusom završavate Vašu prijavu. Važno je da otvorite sebi mogućnost za naredni krug selekcije.
Zbog toga poslednjim pasusom naglašavate da ste zainteresovani i dostupni da se lično predstavite poslodavcu.
Ispod poslednjeg pasusa naznačite Vaše ime i prezime ili, ukoliko propratno pismo šaljete poštom, ostavite liniju na kojoj ćete se potpisati.